Participar en licitaciones públicas en Ecuador es una excelente vía para el crecimiento empresarial, pero el camino puede estar lleno de tropiezos si no se conocen los errores comunes que suelen cometer los oferentes. Un pequeño descuido puede significar la descalificación, la pérdida de una oportunidad valiosa y el desperdicio de tiempo y recursos.
En LegalContratos.com, hemos identificado los fallos más frecuentes para ayudarte a evitarlos y aumentar significativamente tus probabilidades de éxito. Aprender de los errores de otros es una estrategia inteligente para convertirte en un proveedor estatal exitoso.
1. No Leer y Comprender a Fondo los Pliegos (¡El Error Capital!)
Este es, sin duda, el error más devastador y recurrente. Muchos oferentes realizan una lectura superficial o se enfocan solo en el precio, ignorando la “letra pequeña”.
- El Error: No revisar cada sección, cada anexo, cada formulario, cada especificación técnica, cada cláusula del modelo de contrato y, crucialmente, la metodología de evaluación. Se da por sentado que los pliegos son “iguales” a los de otros procesos.
- Consecuencia: Presentar ofertas incompletas, que no cumplen con los requisitos técnicos o formales, que omiten documentos clave, o que no se alinean con los criterios de evaluación. Esto lleva a una descalificación automática.
- Cómo Evitarlo: Dedica tiempo de calidad a la lectura y análisis. Haz un checklist detallado con cada requisito. Si algo no está claro, ¡usa la fase de preguntas y aclaraciones en el portal del SERCOP! Considera que una segunda persona revise los pliegos y tu oferta.
2. Incumplimiento Riguroso de los Requisitos Formales y Documentales
La Contratación Pública en Ecuador es extremadamente formal. La omisión o el llenado incorrecto de un documento puede ser fatal.
- El Error: No usar los modelos de formularios del pliego, llenarlos incorrectamente, no firmar donde corresponde, no adjuntar todas las declaraciones juramentadas, o presentar documentos que no cumplen con el formato o la vigencia requerida (ej. RUC inactivo, certificado de IESS caducado).
- Consecuencia: Descalificación por incumplimiento formal. El sistema o la comisión técnica no pueden “adivinar” tu intención o subsanar omisiones fundamentales.
- Cómo Evitarlo: Utiliza siempre los formularios y anexos del pliego. Revisa dos y tres veces que cada campo esté lleno, que cada firma requerida esté presente y que todos los documentos de respaldo estén anexados y vigentes. Carga los documentos en los formatos y tamaños indicados en el portal.
3. Falta de Experiencia y Capacidad Financiera Acreditada en el RUP
Tu historial y solidez económica son revisados minuciosamente.
- El Error: Creer que se puede participar en cualquier licitación sin tener la experiencia específica o la capacidad financiera (demostrada en el RUP) que exige el pliego. También, tener el RUP suspendido o inhabilitado por falta de actualización de estados financieros o por deudas con el Estado.
- Consecuencia: Tu oferta será descalificada por no cumplir los requisitos mínimos de habilitación o calificación establecidos en los pliegos y la LOSNCP.
- Cómo Evitarlo: Mantén tu RUP impecablemente actualizado (especialmente estados financieros y experiencia) antes de cada 31 de mayo de cada año. Si no cumples individualmente, considera formar un consorcio o asociación accidental con empresas que sí lo hagan para sumar capacidades. Sé realista sobre el tipo de licitaciones en las que puedes competir.
4. Presentación de Ofertas Económicas Temerarias o Irreales
Buscar el precio más bajo a toda costa puede ser contraproducente.
- El Error: Ofertar un precio extremadamente bajo sin un análisis de costos real, con la única intención de ganar, o por el contrario, ofertar un precio excesivamente alto fuera del presupuesto referencial.
- Consecuencia: La oferta puede ser declarada temeraria por la entidad (si es muy baja) o directamente descalificada por superar el presupuesto referencial. Esto puede llevar a sanciones e inhabilitaciones si se demuestra un incumplimiento posterior por incapacidad de ejecutar el contrato a ese precio.
- Cómo Evitarlo: Realiza un estudio de costos detallado y realista. Considera todos los gastos directos e indirectos, los impuestos y tu margen de utilidad. Investiga los precios de mercado y el presupuesto referencial establecido en el pliego. Tu objetivo es una oferta competitiva y sostenible.
5. No Gestionar las Inhabilidades para Contratar con el Estado
La ley es clara sobre quiénes no pueden ser proveedores del Estado.
- El Error: Ignorar o desconocer las inhabilidades generales y especiales establecidas en la LOSNCP. Presentar una oferta estando incurso en alguna de ellas, ya sea por ser servidor público, deudor moroso del Estado o haber incumplido un contrato previo.
- Consecuencia: Descalificación de la oferta, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles o penales que puedan derivarse.
- Cómo Evitarlo: Revisa periódicamente el Artículo 57 de la LOSNCP y el Artículo 110 de su Reglamento. Asegúrate de que ni tu empresa ni sus representantes o socios estén en ninguna de estas situaciones. Mantén al día tus obligaciones tributarias y con el IESS.
6. No Validar la Oferta Técnica contra las Especificaciones
La calidad técnica de tu propuesta es tan importante como el precio.
- El Error: Presentar una oferta técnica genérica que no responde directamente a las especificaciones técnicas o términos de referencia detallados en los pliegos. Copiar y pegar de ofertas anteriores sin ajustar al proceso actual.
- Consecuencia: Baja calificación en la evaluación técnica o, en el peor de los casos, descalificación por no cumplir con los requisitos mínimos técnicos (ej. no presentar el personal con el perfil solicitado, no cumplir con los estándares de calidad de un bien).
- Cómo Evitarlo: Desarrolla tu oferta técnica punto por punto siguiendo las especificaciones del pliego. Demuestra cómo tu solución cumple y, si es posible y se valora, supera los requerimientos. Adjunta toda la documentación de respaldo que demuestre la experiencia y calificaciones de tu equipo y la calidad de tus productos/servicios.
7. Demoras en la Presentación de la Oferta Electrónica
El sistema ComprasPúblicas es estricto con los tiempos.
- El Error: Esperar hasta el último minuto para cargar y enviar la oferta en el portal del SERCOP. Problemas de conexión a internet, fallos del sistema o errores al subir archivos pueden ocurrir y no hay prórroga.
- Consecuencia: La oferta no es recibida por el sistema y, por lo tanto, no participa en el proceso. No hay lugar a reclamos por este motivo.
- Cómo Evitarlo: Planifica con antelación. Carga tu oferta con al menos un día hábil de anticipación a la fecha límite. Esto te da margen para solucionar cualquier imprevisto técnico.
8. Subestimar la Importancia de las Garantías
Las garantías son una parte ineludible del proceso.
- El Error: No tener listas las garantías (fiel cumplimiento, buen uso de anticipo) una vez adjudicado el contrato, o presentar garantías con errores en los montos, beneficiario o vigencia.
- Consecuencia: La entidad contratante puede revocar la adjudicación y llamar al siguiente oferente, o incluso iniciar acciones legales por incumplimiento.
- Cómo Evitarlo: Anticipa los requisitos de garantías. Consulta con tu banco o aseguradora con tiempo para que emitan las garantías correctas una vez recibas la notificación de adjudicación.
9. Desconocer el Proceso de Convalidación de Errores
Saber cómo actuar ante una solicitud de subsanación es clave.
- El Error: No atender la solicitud de convalidación de errores de forma en el plazo establecido, o no entender qué tipo de errores son subsanables y cuáles no.
- Consecuencia: Descalificación de la oferta, incluso por errores menores que pudieron haber sido corregidos.
- Cómo Evitarlo: Mantente atento a las notificaciones del portal. Si recibes una solicitud de convalidación, respóndela de manera inmediata y precisa, adjuntando solo lo que se te pide. Entiende que solo se pueden convalidar errores formales, no aquellos que afecten el fondo de la oferta o los requisitos habilitantes.
10. Falta de Seguimiento Post-Presentación
El trabajo no termina al enviar la oferta.
- El Error: Una vez enviada la oferta, desentenderse del proceso y no monitorear las publicaciones de la entidad en el portal (actas de apertura, informes de evaluación, resoluciones de adjudicación).
- Consecuencia: Perder la oportunidad de presentar recursos o reclamos si se detectan irregularidades en el proceso o si tu oferta es descalificada injustamente.
- Cómo Evitarlo: Revisa el portal de ComprasPúblicas regularmente. Conoce los plazos para presentar reclamos o recursos si no estás de acuerdo con alguna decisión de la entidad.
Evitar estos errores comunes es el primer paso para construir una trayectoria exitosa como proveedor del Estado en Ecuador. La disciplina, la atención al detalle y el conocimiento de la normativa son tus mejores aliados.
En LegalContratos.com, te ofrecemos las herramientas y el conocimiento para que cada oferta sea un paso firme hacia el éxito. Explora nuestras plantillas y guías especializadas para optimizar tus procesos y evitar tropiezos.